Un citoyen m’a alerté il y a peu sur un problème apparemment rencontré par plusieurs citoyens ixellois. Il semblerait ainsi que les procédures d’inscription au registre de la population d’Ixelles ne soient pas optimales lorsque les adresses postales et particulièrement le numéro de la rue contient à la fois un chiffre, une lettre et un numéro de boîte postale.

Ce mauvais enregistrement pose de grands problèmes puisque les services de distribution de courrier ne peuvent faire correctement leur travail et les résidents récupèrent de ce fait leur courrier à des endroits divers, s’ils le reçoivent.

Mes questions, Madame la Bourgmestre, sont les suivantes :

–  Que pensez-vous de cette situation ?

–  Vous a-t-on déjà alertée sur cette problématique auparavant ?

–  Comment y remédier ?

Réponse :

J’accuse bonne réception de votre question écrite du 29 février 2016 relative à l’encodage d’adresses erronées à la Commune et vous en transmets ci-dessous les éléments de réponse.

L’encodage des adresses au Registre national par les services de population communaux doit répondre aux exigences de la loi relative à la gestion des registres de population du 19 juillet 1991 et à ses arrêtés d’exécution du 16 juillet 1992. En ce qui concerne les modalités d’encodage, des instructions très précises (version coordonnées du 1er décembre 2015) ont été communiquées aux communes par le Service Public Fédéral Intérieur.

La diversité de l’habitat à Ixelles est très marquée (maison unifamiliale, maison de rapport à étage, immeuble à appartements, arrière-maison, appartement en sous-sol aménagé, maison ou immeuble en intérieur d’Ilot, etc.). Les besoins des citoyens et de certains acteurs publics ou privés quant à l’encodage et à la présentation des adresses le sont tout autant. Les citoyens et la poste notamment sont très concernés par la distribution optimale du courrier. Les services de secours seront quant à eux principalement intéressés par une localisation précise des unités de logement et par les personnes qui les occupent.

Dans les faits, les services de population encodent les adresses des citoyens suivant des normes légales et techniques très détaillées et disposent de très peu de flexibilité par rapport aux exigences du Service Public Fédéral Intérieur. Cependant, cet encodage doit rencontrer la diversité des besoins précités.

C’est pourquoi nos services traitent particulièrement les demandes des citoyens qui rencontrent un souci en rapport avec cet encodage (souvent dû au fait que la Poste ne dispose pas d’une boîte aux lettres clairement identifiée dans la composition de l’adresse). Lorsque cela arrive, nous trouvons des solutions en collaboration avec les services communaux de l’Urbanisme et ceux du Registre national.

En ce qui concerne l’analyse du caractère « optimal » ou non des procédures d’encodages des inscriptions d’adresse au Registre national, nous rencontrons 15 à 20 cas problématiques par an. Au long de cette même période, nos services encodent entre 16.000 et 18.000 changements d’adresse au Registre national.

 

Ce ratio n’enlève rien au fait que des améliorations à la qualité du service au citoyen peuvent continuellement être apportées. Nos services sont donc à la disposition des citoyens qui se sont signalés à vous afin d’identifier les problèmes rencontrés et de travailler à leur résolution.